gestion d'un cabinet de praticien de santé ou centre de bien-être


Contraintes, réglementation et optimisation de la gestion

L'exercice professionnel dépasse le coeur de métier du praticien de santé, il est nécessaire d'assurer une gestion globale de l'activité.

Au delà des outils et services utiles pour se faire connaitre tels qu'un site internet personnel ou les annuaires spécialisés, il faut notamment gérer au quotidien : ses rendez-vous, la facturation et la comptabilité, la gestion des données et la communication, tout en tenant compte des réglementations spécifiques applicables à chacun de ces domaines.

Si le "papier" (un agenda, des 'Bristol' pour les fiches patients, un facturier) répond à ces besoins, il ne vous permet pas d'optimiser votre temps de gestion global pour mieux vous consacrer à votre pratique.

Afin d'améliorer cette gestion du quotidien, des services existent et sont dédiés au praticien de santé et de bien-être, ce sont souvent des logiciels mais aussi des prestataires externes, parfois spécialisés, tels que les cabinet comptables ou les (télé-)secrétariat externes.

4 axes d'optimisations sont en général abordés par ces logiciel et ces services :

1 - réduire le temps de gestion des rdv

- En utilisant un agenda qui s'adapte à votre organisation et non l'inverse (que ce soit pour des rdv de groupe ou individuel, une gestion de salles, d'intervenants, de lieux, de ressources, ou encore par type et sous-type de rdv) et qui permet la prise de rdv en ligne.
Cette dernière fonctionnalité est de plus en plus utilisée et vous fait gagner du temps (moins de temps passé au téléphone, moins de message sur le répondeur à gérer)

- En faisant appel à un prestataire de télé-secrétariat externe et si possible connaissant votre pratique afin de d'offrir qualité d'écoute et réponse adaptée aux demandes.

Les 2 solutions se complètent, cela permet de réduire la facture d'un service de télé-secrétariat, et les patients apprécient de plus en plus d'avoir la possibilité de choisir eux-même leur rdv par la prise de rdv en ligne

2 - Faciliter la collecte des informations et sécuriser les données

Pour le bon suivi de votre activité vous notez des informations concernant le patient.
Que ces données soit nombreuses ou non, vous ne perdrez pas de temps (par rapport à une saisie sur papier) si le logiciel présente une interface adaptée à votre démarche et à votre activité et/ou qui peut s'adapter à celle-ci, permettant ainsi une saisie rapide des informations.

Il est possible de collecter des informations préalablement au rdv (par des questionnaires à remplir en ligne, ou encore faire signer un devis, un consentement, ...) ce qui vous fera gagner du temps lors la réception du patient.

Si vous utilisez des services en ligne pour le stockage de ces données personnelles, il vous faut notamment utiliser un hébergement certifié Hébergement de Données de Santé (HDS).
L'enregistrement et le traitement des données à caractère personnel, quelles soient sur support papier ou numérique, sont soumis au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (voir les notes complémentaires :le RGPD pour le pratcien de santé).

3 - Optimiser la facturation

Le facturier à souche reste encore très utilisé (facture rapidement établie), si il respecte la réglementation (par la numérotation suivie des factures notamment) il ne permet pas un suivi financier aisé. De nombreuses solutions logicielles permettent aujourd'hui d'émettre une facture en "1 ou 2 clics de souris" et vous facilitent ainsi le suivi et la gestion financière de votre activité.

Les fonctionnalités qui vous seront utiles pour réaliser votre suivi financier sont, outre la facturation numérotée et suivie, la gestion de forfait, le suivi des impayés, des moyens de paiements, ou encore la gestion du compte bancaire professionnel (dépôts automatisé des chèques et remise d'espèce, édition des fichiers comptable, gestion dépense-recette, simulation de 2035, ...)

4 - La communication personnalisée et automatisée

Si il n'est pas question ici de submerger vos patients de messages, ils apprécieront de recevoir par exemple des rappels de rdv personnalisés, ou encore des informations pré ou post-consultation. L'automatisation de ces divers messages est possible et ne vous fera gagner du temps notamment en pré-consultation lorsque les données à collecter sont nombreuses.

Des solutions proposent également des 'compte patient', qui sont des espaces personnels sécurisés sur lesquels vous mettrez à disposition de vos patients leur factures ou des documents d'information, ou encore une interface de communication, afin de personnaliser un peu plus votre communication avec vos patients.

Notes complémentaires - RGPD - praticien de santé

On distingue différents modes d'enregistrement des données :

- enregistrement papier : le praticien est responsable du traitement, de la protection et de l'accès aux données

- enregistrement numérique :
   - soit stockage local : sur un ordinateur personnel (PC, tablette, Mobile, enregistreur vocal), le praticien est responsable du traitement, de la protection et de l'accès aux données
   - soit stockage distant : le praticien est responsable du traitement, il fait appel à un sous-traitant qui assure le stockage distant, le sous-traitant est responsable de la mise en oeuvre des moyens nécessaires et suffisants pour réaliser la protection des données. Le responsable du traitement gère l'accès et le droit de modifications et de suppression pour les patients

L'article L.1111-8 du code de la santé publique relatif à l'hébergement de données de santé a pour objectif d'organiser et d'encadrer la conservation et la restitution des données de santé à caractère personnel recueillies à l'occasion d'activité de prévention, de diagnostic, de soin ou de suivi social et médico-social, dans des conditions propres à garantir leur confidentialité et leur sécurité.

Ainsi la réglementation impose en France un hébergement certifié HDS (Hébergement Données de Santé) pour stocker les données personnelles de santé.
Dès lors où cet hébergement certifié est utilisé, et en tant que responsable du traitement, vous avez mis en place les garanties suffisantes pour la protection des données personnelles de santé

Quelles implication pour les solutions métiers :

Quel que soit le support, le praticien doit utiliser de bout en bout - c.à.d du rdv à la gestion financière en passant par la communication et la gestion du dossier patient - les outils permettant de respecter ses obligations en tant que responsable du traitement des données personnelles

Dans le cas du support papier ou ordinateur personnel sans stockage externe :
Le praticien gère la création, la protection, les modifications et les droits des patients (il doit s'assurer que personne ne puisse accéder à ces données ce qui n'est pas si simple notamment avec le stockage sur un ordinateur personnel qui la plupart du temps est connecté à Internet.

Dans le cas du support externe :
Le praticien fait appel à un sous traitant pour le stockage des données, cette solution est de plus en plus utilisée pour les facilités de gestion de l'activité qu'elle représente :

Plus de sauvegarde ni de protection des données à gérer directement par le praticien, et apport d'outils de mise en relation avec le patient qui facilite la gestion (rdv, document divers potentiellement échangeables ou transmissibles (factures/devis, questionnaire, consentement, conseils, dossier patient, ...)
La solution stockage externe doit protéger les données, et tout échange de ces données entre le praticien et le patient doit se faire dans un cadre sécurisé, celui du stockage certifié HDS.

Note : par exemple un échange de donnée par e-mail n'est en général pas sécurisé (sauf solution avec clé de cryptage privée et authentification par un tiers, mais relativement peu mis en place et utilisé)

La solution consiste à réaliser tous les enregistrements et tous les échanges de toutes les données dans cet espace sécurisé certifié HDS :
   - la prise de rdv (par vous même, un secrétariat ou par vos patient)
   - la collecte d'information personnelles (par des questionnaires en ligne ou la validation du consentement éclairé)
   - la transmission de documents (conseils, informations, factures, dossier patient)
   - les échanges (messagerie et communication) avec le patient

La solution proposée par MDSL permet de réaliser l'ensemble de la gestion de patient, et des échanges liés à cette gestion, dans un cadre certifié HDS.

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