Contraintes, réglementation et optimisation de la gestion
4 axes d'optimisations sont en général abordés par ces logiciels et ces services
L'exercice professionnel dépasse le coeur de métier du praticien de santé. Que vous soyez ostéopathes, chiropracteur, ou praticien de bien-être, il est nécessaire d'assurer une gestion globale de l'activité.
Au delà des outils et services utiles pour se faire connaitre tels qu'un site internet personnel ou les annuaires spécialisés, il faut notamment gérer au quotidien : ses rendez-vous, la facturation et la comptabilité, la gestion des données et la communication, tout en tenant compte des réglementations spécifiques applicables à chacun de ces domaines.
Si le "papier" (un agenda, des 'Bristol' pour les fiches patients, un facturier) répond à ces besoins, il ne vous permet pas d'optimiser votre temps de gestion global pour mieux vous consacrer à votre pratique.
Afin d'améliorer cette gestion du quotidien, des services existent et sont dédiés au praticien de santé et de bien-être, ce sont souvent des logiciels mais aussi des prestataires externes, parfois spécialisés, tels que les cabinet comptables ou les (télé-)secrétariat externes.
- En utilisant un agenda qui s'adapte à votre organisation et non l'inverse (que ce soit pour des rdv de groupe ou individuel, une gestion de salles, d'intervenants, de lieux, de ressources, ou encore par type et sous-type de rdv) et qui permet la prise de rdv en ligne.
Cette dernière fonctionnalité est de plus en plus utilisée et vous fait gagner du temps (moins de temps passé au téléphone, moins de message sur le répondeur à gérer)
- En faisant appel à un prestataire de télé-secrétariat externe et si possible connaissant votre pratique afin de d'offrir qualité d'écoute et réponse adaptée aux demandes.
Les 2 solutions se complètent, cela permet de réduire la facture d'un service de télé-secrétariat, et les patients apprécient de plus en plus d'avoir la possibilité de choisir eux-même leur rdv par la prise de rdv en ligne
L'agenda en ligne pour ostéopathes MDSL inclut la prise de RDV en ligne, les rappels automatiques SMS/e-mail et un agenda paramétrable selon l'organisation du cabinet.
Pour le bon suivi de votre activité vous notez des informations concernant le patient.
Que ces données soit nombreuses ou non, vous ne perdrez pas de temps (par rapport à une saisie sur papier) si le logiciel présente une interface adaptée à votre démarche et à votre activité et/ou qui peut s'adapter à celle-ci, permettant ainsi une saisie rapide des informations.
Il est possible de collecter des informations préalablement au rdv (par des questionnaires à remplir en ligne, ou encore faire signer un devis, un consentement, ...) ce qui vous fera gagner du temps lors la réception du patient.
Si vous utilisez des services en ligne pour le stockage de ces données personnelles, il vous faut notamment utiliser un hébergement certifié Hébergement de Données de Santé (HDS).
L'enregistrement et le traitement des données à caractère personnel, quelles soient sur support papier ou numérique, sont soumis au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (voir les notes complémentaires :le RGPD pour le praticien de santé).
Le dossier patient ostéopathe MDSL est 100 % paramétrable : anamnèse, suivi de séance, hébergement HDS - les données sont sécurisées et accessibles depuis tous les supports.
Le facturier à souche reste encore très utilisé (facture rapidement établie), si il respecte la réglementation (par la numérotation suivie des factures notamment) il ne permet pas un suivi financier aisé. De nombreuses solutions logicielles permettent aujourd'hui d'émettre une facture en "1 ou 2 clics de souris" et vous facilitent ainsi le suivi et la gestion financière de votre activité.
Les fonctionnalités qui vous seront utiles pour réaliser votre suivi financier sont, outre la facturation numérotée et suivie, la gestion de forfait, le suivi des impayés, des moyens de paiements, ou encore la gestion du compte bancaire professionnel (dépôts automatisé des chèques et remise d'espèce, édition des fichiers comptable, gestion dépense-recette, simulation de 2035, ...)
Le logiciel de facturation pour ostéopathes MDSL couvre l'édition des factures, le suivi des règlements et l'envoi par e-mail depuis un seul outil.
Si il n'est pas question ici de submerger vos patients de messages, ils apprécieront de recevoir par exemple des rappels de rdv personnalisés, ou encore des informations pré ou post-consultation. L'automatisation de ces divers messages est possible et vous fera gagner du temps notamment en pré-consultation lorsque les données à collecter sont nombreuses.
Des solutions proposent également des 'compte patient', qui sont des espaces personnels sécurisés sur lesquels vous mettrez à disposition de vos patients leur factures ou des documents d'information, ou encore une interface de communication, afin de personnaliser un peu plus votre communication avec vos patients.
Le logiciel de gstion de patientèle MDSL intègre les rappels SMS/e-mail, la messagerie et le compte patient sécurisé en ligne, dans une solution modulaire et sans engagement.
La gestion financière du cabinet ne s'arrête pas à la facturation : elle englobe le suivi des recettes et des dépenses, la préparation de la déclaration fiscale et la transmission des pièces comptables. Autant de tâches chronophages si elles restent sur papier, autant de minutes récupérées sur votre pratique si elles sont outillées.
Suivi recettes/dépenses intégré : enregistrement de chaque encaissement et de chaque charge directement dans l'outil, sans double saisie ni tableur externe.
Préparation de la déclaration BNC / 2035 facilitée : simulation et pré-remplissage des rubriques de la 2035 à partir des données déjà saisies - moins d'erreurs, moins de temps passé avec votre expert-comptable.
Export de fichiers comptables : génération des fichiers au format attendu par votre cabinet comptable ou votre logiciel de comptabilité, en un clic.
Dépôt de chèques automatisé : facilite le dépot de chèques en banque, et traçabilité de chaque règlement.
Remise d'espèces tracée : enregistrement des paiements en numéraire, bordereau de remise éditable, cohérence avec le journal de caisse.
Gain de temps mesurable vs papier : suppression des ressaisies, des classeurs de factures et des erreurs de report - la clôture annuelle se prépare en continu, pas en urgence.
MDSL facilite la préparation de votre 2035 et l'export comptable : toutes les données financières du cabinet sont centralisées, structurées et exportables à tout moment depuis le module de gestion financière MDSL
Auteur : jean-marc Bouyer - responsable MDSLCabinets partagés, remplaçants ponctuels, salles réparties, ou plusieurs sites : la réalité de l'exercice libéral est souvent collective. Un outil de gestion adapté doit refléter cette organisation sans la compliquer - un seul accès, plusieurs praticiens, plusieurs lieux, zéro doublon.
Gestion des cabinets partagés : chaque praticien dispose de son agenda et de ses dossiers patients dans un espace commun structuré - pas de mélange, pas de confusion.
Intégration des remplaçants : création d'un accès temporaire paramétré pour le remplaçant, avec controle des droits d'accès (visibilité limitée à sa période d'exercice), facturation en son nom si nécessaire.
Multi-lieux et gestion de salles : affectation des créneaux par lieu et par salle depuis un agenda unique (ou plusieurs si beson) - plus de planning papier par site, plus de conflits de réservation.
Droits d'accès par profil : chaque utilisateur (praticien titulaire, remplaçant, secrétaire) accède uniquement aux données et aux fonctions qui lui sont attribuées - confidentialité et conformité RGPD assurées.
Traçabilité des actions : pour chaque modification du dossier ou de l'agenda - qui a fait quoi, quand, depuis quel poste.
Dossier patient partageable entre praticiens : le dossier reste attaché au patient, pas à un praticien - un remplaçant ou un associé y accède immédiatement, dans le cadre des droits définis, sans ressaisie.
MDSL gère plusieurs praticiens et plusieurs lieux depuis un seul outil : agendas distincts, dossiers patients partagés, droits d'accès différenciés et traçabilité complète, le tout dans un environnement certifié HDS.
Auteur : jean-marc Bouyer - responsable MDSLOn distingue différents modes d'enregistrement des données :
- enregistrement papier : le praticien est responsable du traitement, de la protection et de l'accès aux données
- enregistrement numérique :
- soit stockage local : sur un ordinateur personnel (PC, tablette, Mobile, enregistreur vocal), le praticien est responsable du traitement, de la protection et de l'accès aux données
- soit stockage distant : le praticien est responsable du traitement, il fait appel à un sous-traitant qui assure le stockage distant, le sous-traitant est responsable de la mise en oeuvre des moyens nécessaires et suffisants pour réaliser la protection des données. Le responsable du traitement gère l'accès et le droit de modifications et de suppression pour les patients
L'article L.1111-8 du code de la santé publique relatif à l'hébergement de données de santé a pour objectif d'organiser et d'encadrer la conservation et la restitution des données de santé à caractère personnel recueillies à l'occasion d'activité de prévention, de diagnostic, de soin ou de suivi social et médico-social, dans des conditions propres à garantir leur confidentialité et leur sécurité.
Ainsi la réglementation impose en France un hébergement certifié HDS (Hébergement Données de Santé) pour stocker les données personnelles de santé.
Dès lors où cet hébergement certifié est utilisé, et en tant que responsable du traitement, vous avez mis en place les garanties suffisantes pour la protection des données personnelles de santé
Quelles implication pour les solutions métiers :
Quel que soit le support, le praticien doit utiliser de bout en bout - c.à.d du rdv à la gestion financière en passant par la communication et la gestion du dossier patient - les outils permettant de respecter ses obligations en tant que responsable du traitement des données personnelles
Dans le cas du support papier ou ordinateur personnel sans stockage externe :
Le praticien gère la création, la protection, les modifications et les droits des patients (il doit s'assurer que personne ne puisse accéder à ces données ce qui n'est pas si simple notamment avec le stockage sur un ordinateur personnel qui la plupart du temps est connecté à Internet.
Dans le cas du support externe :
Le praticien fait appel à un sous traitant pour le stockage des données, cette solution est de plus en plus utilisée pour les facilités de gestion de l'activité qu'elle représente :
Plus de sauvegarde ni de protection des données à gérer directement par le praticien, et apport d'outils de mise en relation avec le patient qui facilite la gestion (rdv, document divers potentiellement échangeables ou transmissibles (factures/devis, questionnaire, consentement, conseils, dossier patient, ...)
La solution stockage externe doit protéger les données, et tout échange de ces données entre le praticien et le patient doit se faire dans un cadre sécurisé, celui du stockage certifié HDS.
Note : par exemple un échange de donnée par e-mail n'est en général pas sécurisé (sauf solution avec clé de cryptage privée et authentification par un tiers, mais relativement peu mis en place et utilisé)
La solution consiste à réaliser tous les enregistrements et tous les échanges de toutes les données dans cet espace sécurisé certifié HDS :
- la prise de rdv (par vous même, un secrétariat ou par vos patient)
- la collecte d'information personnelles (par des questionnaires en ligne ou la validation du consentement éclairé)
- la transmission de documents (conseils, informations, factures, dossier patient)
- les échanges (messagerie et communication) avec le patient
La solution proposée par MDSL permet de réaliser l'ensemble de la gestion de patient, et des échanges liés à cette gestion, dans un cadre certifié HDS.